Vooral de diensten van schepen van Financiën Jo Francois komen in het vizier
Audit Vlaanderen (AV) constateerde problemen in de organisatie van de stadsdiensten. Vooral de financiële dienst kreeg ervan langs. Omwille van het gewicht van een aantal dossiers besloot Audit Vlaanderen een klacht in te dienen bij de Limburgse gouverneur. Fractieleider Gert Stas (sp.a) vat voor u de 10 belangrijkste opmerkingen samen.
In het najaar van 2020 voerde Audit Vlaanderen een organisatie-audit uit bij stad, OCMW en AGB Patri. Deze audit evalueerde een aantal managementprocessen op organisatieniveau. Het auditrapport werd eind februari 2021 opgeleverd en werd op twaalf maart overgemaakt aan de raadsleden. Op 16 maart volgde een raadscommissie hierover.
Globaal kreeg de stad een cijfer van 2/4. Dit betekent dat er wel een gestructureerde aanzet is tot een verbetering van de stadsdiensten, maar dat dit in de plan-fase blijft steken. Audit Vlaanderen bevestigt hier een kritiek die wij al meermaals hebben gegeven. De optimist kan zeggen dat de stad nipt geslaagd is, en er zijn ook evoluties ten goede, maar wanneer we dieper ingaan op de details en de aanbevelingen van AV blijkt er wel wat meer aan de hand.
Top 10
Tekenend is dat het stadsbestuur dit belangrijke document over de werking van de stad, in tegenstelling tot vroegere audits, niét meer op de gemeenteraad wil bespreken. Onderstaande top-10 zal misschien duidelijk maken waarom. (Uit het verslag)
1. De samenwerking tussen administratie en politiek verloopt moeizaam. Politieke actoren nemen ongefundeerde beslissingen en verstoren zo de werking van de administratie. p. 13
2. Het OCMW loopt inkomsten mis door een onvoldoende uitgewerkt debiteurenbeheer. Over hoeveel inkomsten gaat het? Hoe komt dit? Gaat dit aangepakt worden binnen een sociale context? Schepen Pascal Monette gaf echter niet thuis op de vergadering. p.9 Maar het is pas in het financiële luik dat de stad er echt van langs krijgt.
3. De samenwerking tussen de financiële dienst en de overige diensten laat te wensen over. Dit leidt tot frustraties en efficiëntieverlies. p.9
4. De voorziene middelen zijn ontoereikend voor een goede dienstverlening. p. 16
5. Er is sprake van een 'inefficiënte aanpak van aankoopdossiers' p. 16 (e.a.)
6. Bij het contractbeheer (vb elektriciteit, externe dienstverlening, …) is er in 7 van de 24 dossiers sprake van onvoldoende mededinging bij contractvernieuwing. Dit is een overtreding op de regelgeving op overheidsopdrachten. P.9
7. De rol van de externe onderhandelaar bij aankoopdossiers is onduidelijk (komt 5x aan bod in het verslag).
8. De financieel directeur is ook leidinggevende van de aankoopdienst, …, daardoor is het moeilijk om onafhankelijk een visum (fin. controle) te verlenen. p.15 Hij moet dan immers zijn eigen werk controleren.
9. De organisatie loopt het risico fraude niet te detecteren. p.14
10. Belangrijke risico’s binnen het financieel management zijn onvoldoende onder controle. p. 14.
Ondersteuning bij overheidsopdrachten
Audit Vlaanderen deelt duidelijk dezelfde bezorgdheid die ook wij en de gouverneur hebben. Naast algemene bevindingen, bleek een aantal dossiers zo gewichtig dat ze apart vermeld dienden te worden. Zware contracten rond verzekeringen (600.000 euro), ICT (170.000 euro) en -cynisch- “ondersteuning in onderhandelingsprocedures bij overheidsopdrachten” (meer dan 50.000 euro in 2019 ) werden verlengd zonder marktbevraging (p.17).
Dit is een schending van de wet op de overheidsopdrachten. Men zou toch mogen verwachten dat de externe onderhandelaar, die 50.000 euro per jaar krijgt voor ondersteuning in onderhandelingsprocedures, tenminste weet hoe zijn eigen contract zou moeten worden aangepakt… Omwille van deze schendingen en de grote bedragen, besloot Vlaanderen zeer uitzonderlijk zelf hierover de controlerende overheid ABB/Gouverneur in te lichten. Normaal stelt Audit Vlaanderen zich op als een loyale partner en raadgever, maar hier zag zij zich verplicht om de hogere overheid te briefen.
Na veroordelingen omwille van malversaties in o.a. personeelsdossiers en de openbaarheid van bestuur krijgt de gouverneur opnieuw een pittig Truidens dossier op de plank. Nu niet na klachten van verontwaardigde burgers of oppositiepartij sp.a, maar door Audit Vlaanderen zelf. Als kers op de taart, bleken een aantal voormalige medewerkers nog steeds volmacht te hebben op zichtrekeningen van de stad (p.14).
Moet er nog zand zijn?